Voranschlag
Der Voranschlag umfasst die Planung für ein Haushaltsjahr. Ein Entwurf des Voranschlages ist laut Gemeindeordnung zumindest 6 Wochen vor Beginn dieses Haushaltsjahres vom Bürgermeister zu erstellen. Zusätzlich zum Voranschlag ist auch ein Mittelfristiger Finanzplan zu erstellen, der eine Planung und Vorschau für 3 weitere Folgejahre umfasst.
Der Voranschlag liegt über 2 Wochen vor der Behandlung im Gemeinderat zur öffentlichen Einsichtnahme am Gemeindeamt auf. Innerhalb dieser Auflagefrist kann jedes Gemeindemitglied schriftliche Stellungnahmen (sogenannte Erinnerungen) beim Gemeindeamt einbringen. Die Auflage des Voranschlages zur öffentlichen Einsichtnahme wird mit einem Hinweis darauf und auf den Termin der Gemeinderatssitzung, in der der Voranschlag beschlossen werden soll, öffentlich kundgemacht.
Der Voranschlag ist im Gemeinderat zu behandeln und gelangt dort auch zur Beschlussfassung.
Der Mittelfristige Finanzplan umfasst die Planung und Vorschau für 3 Folgejahre über den Voranschlag hinaus. Im Unterschied zum Voranschlag, soll dieses Instrument eine mittelfristige Entwicklung zeigen und damit z.B. die Auswirkungen von Entscheidungen (Investitionen) sichtbar machen. Der mittelfristige Finanzplan wird zur gleichen Zeit wie der Voranschlag, und zugleich auf diesem aufbauend, vom Bürgermeister erstellt.
Im Unterscheid zum Voranschlag liegt der Mittelfristige Finanzplan vor der Behandlung im Gemeinderat nicht zur öffentlichen Einsichtnahme am Gemeindeamt auf. Er steht den Mandataren zur Einsichtnahme zur Verfügung,
Der Mittelfristige Finanzplan ist im Gemeinderat zu behandeln und gelangt dort gemeinsam mit dem Voranschlag zur Beschlussfassung.
Der Rechnungsabschluss stellt die Abrechnung eines Haushaltsjahres dar, wobei einerseits durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben ein Ergebnis ermittelt wird und andererseits ein Vergleich der tatsächlichen Gebarung mit dem Voranschlag erfolgt.
Der Rechnungsabschluss liegt über 2 Wochen vor der Behandlung im Gemeinderat zur öffenlichen Einsichtnahme am Gemeindeamt auf. Innerhalb dieser Auflagefrist steht es jedem Gemeindemitglied frei, beim Gemeindeamt schriftliche Stellungnahmen gegen den Rechnungsabschluss einzubringen, die vom Gemeinderat in Erwägung zu ziehen sind. Die Auflage des Rechnungsabschlusses zur öffentlichen Einsichtnahme wird mit einem Hinweis darauf und auf den Termin der Gemeinderatssitzung, in der der Rechnungsabschluss beschlossen werden soll, öffentlich kundgemacht.
Der Rechnungsabschluss ist innerhalb der Auflagefrist vom Prüfungsausschuss auf seine rechnerische Richtigkeit und die Übereinstimmung mit dem Voranschlag zu prüfen. Dieser hat seinen Bericht dazu dem Gemeinderat darzulegen. Der Rechnungsabschluss ist im Gemeinderat zu behandeln und gelangt dort auch zur Beschlussfassung.
Die Gemeindeordnung sieht im § 80 folgendes vor: Die Kassengeschäfte und die Buchführung der Gemeinde obliegen dem vom Gemeinderat zu bestellenden Kassenverwalter und dem erforderlichenfalls zu bestellenden Vertreter des Kassenverwalters. Mit diesen Aufgaben dürfen nur Bedienstete betraut werden, die fachlich geeignet sind. Der Kassenverwalter und der erforderlichenfalls zu bestellende Vertreter sind dem Gemeinderat unmittelbar verantwortlich.
Der Kassenverwalter ist im Sinne der Doppelzeichnung (Gemeindeordnung § 76 Abs.4) gemeinsam mit den weiteren vom Bürgermeister schriftlich bestimmten Personen für die Überweisungen, Behebungen von Sparbüchern und Zahlungen mittels Scheck zeichnungsberechtigt.
Ein wichtiger Bestandteil der Kassenführung ist u.a. auch eine entsprechende Liquiditätsplanung und die Steuerung der Geldflüsse. Dabei ist sicherzustellen, dass für termingebundene Zahlungen (Gehälter, Darlehensannuitäten, etc.) die Mittel im richtigen Zeitpunkt bereitstehen. Außerdem sind die verfügbaren Mittel so einzusetzen, dass dadurch einerseits optimale Nutzung von Skontovorteilen ermöglicht wird und andererseits durch die Ausnützung der Zahlungsziele eine optimale Mittelbewirtschaftung erfolgt.
Die Barkasse in der Buchhaltung ist im wesentlichen für Auszahlungen, vor allem für Barauslagenersätze an gemeindeinterne Stellen zuständig. Hier können auch vereinzelte Einzahlungen, die nicht in den Bereich der Parteienkasse fallen, getätigt werden.
Sie bildet jenen Teil des Rechnungswesens, über den die Eingangsrechnungen der Stadtgemeinde erledigt werden.
